6 astuces pour réussir sa réunion d’équipe

La réunion d’équipe est un impondérable du travail en entreprise. Rendez-vous hebdomadaire ou même quotidienne en méthode agile, cette réunion doit rester productive pour ne pas se résumer à une perte de temps pour ses participants. Une étude menée en 2015 par IFOP – Wisembly en 2015 montrait ainsi qu’un cadre pouvait perdre jusqu’à 17 jours de travail par an en réunion.

1 – Faire court pour faire bien

Dans une journée nous avons 2 pics d’attention, le premier vers 11h du matin et le second autour de 16h. Pourquoi ne pas surfer sur ces réalités physiologiques pour organiser une réunion efficace ? La capacité d’attention des humains est limitée à 45 minutes. On adaptera donc la durée des réunions d’équipe en conséquence. Si jamais la réunion doit dépasser cette durée, on prévoit quelques pauses de 5 minutes et des changements de sujets réguliers.

2 – Les créneaux à éviter

La planification d’une réunion doit tenir compte des aspects humains et physiologiques. On évitera ainsi de planifier une réunion après 17 heures, tout simplement parce que nous sommes moins efficaces après cet horaire. Le vendredi après-midi est également un créneau à proscrire. Sans évoquer les éventuels congés de fin de semaine, le week-end risque de briser la dynamique construite lors de la réunion.

3 – Informer les collaborateurs

Quelques jours avant la réunion, on informe par email les participants des objectifs, des thèmes et de l’ordre du jour de ce rendez-vous. C’est à cette occasion que l’on demande aux intervenants de préparer leurs supports.

4 – Quels objectifs pour cette réunion ?

Pour ne rien oublier et questionner l’utilité de la réunion, on se base sur la méthode des 5 W : Who, What, Where, When, Why.

Qui dois-je inviter ? Qui interviendra et qui officiera comme secrétaire ? Qu’est-ce qui va permettre d’atteindre l’objectif de la réunion ? Où va se dérouler la réunion ? Ai-je réservé la salle ? Quand cette réunion aura lieu ? Quel est l’objet de cette réunion ? Quelles sont les informations à faire passer ?

5 – Une animation efficace

Pour impliquer tous les membres de l’équipe et faire de la réunion un vecteur de sa cohésion, il est important de faire de chacun d’eux un acteur de cet échange. On désigne en début de réunion un collaborateur en charge du compte-rendu. On présente ensuite l’ordre du jour pour une réunion parfaitement cadrée.

Pour dynamiser ce rendez-vous, il est important d’alterner échanges et présentations en laissant chacun s’exprimer sans être interrompu par un collègue. Le manager veillera à ce que les échanges demeurent centrés sur la problématique inscrite à l’ordre du jour. Le leader de la réunion devra aussi veiller à ce que chaque point traité fasse l’objet d’une prise de décision.

6 – Conclure en beauté

En fin de réunion, le manager conclut en synthétisant les principaux points évoqués. Il rappelle ensuite les actions décidées à cette occasion et rappelle qui sont les collaborateurs en charge de leur exécution.

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